Násobné úhrady - párování úhrad z externích zdrojů + kontrola sledovaných pohledávek

Nová funkce umožňuje rozdělit přijatou platbu z externích zdrojů a zajistit tak párování jedné platby s vícero předpisy. Funkce je rozšířena i o druh PF a lze ji použít i pro ZA.

Pro rychlejší činnost programu je vhodné  provést odsun starších dat Salda do Archivu. Je potřeba si uvědomit, že čím více dat se musí filtrovat (pohledávky za odběratele), tím může být delší prodleva. Týká se to především síťových verzí nebo pomalejších sítí. Před odsunem doporučujeme zálohu (pro případný výpadek proudu), odsun by měl být prováděn na předem dohodnutém PC.

1. Aktualizace

Po provedení upgradu programu je potřeba zajistit aktualizaci databáze SALDO_BV_POLOZKY, do níž se importují úhrady z externích zdrojů. Aktualizace je činnost jednorázová, u síťových verzí se provede pouze na počítači, který ji spustí první. Do této databáze jsou přidány nové položky: Upominky status a Celkem úhrada. Položka věta, projde procedurou, ve které jsou všechny stávající hodnoty navýšeny o jeden řád, aby pro případné rozdělení úhrady byly obě části za sebou.

Klikněte na button v levé horní části formuláře a vyčkejte než bude aktualizace databáze dokončena. Průběh aktualizace je pak zobrazen ve zvláštním formuláři, po jehož zmizení můžete pokračovat v nastavení.

2. Nastavení

Pro použití rozdělení úhrady k vícero předpisům není žádné nastavení, přednastavené účty pro PF, přeplatky nebo zálohy jsou nadále brány z Nastavení vkládání úhrad.

Pro použití volby Úhrady sledovaných pohledávek je potřeba definovat filtr, za které statusy budou úhrady pohledávek sledovány. Nebude-li status doplněn, standardně je nastaven filtr na *, tj. bude zobrazena hláška u úhrady pohledávky s jakýmkoliv statusem.

Pokud si nepřejete zobrazování ohlašovacího formuláře s informací o úhradě sledované pohledávky, je potřeba hvězdičku vymazat !

3. Postup - popis funkce

Při párování úhrady se zobrazí hláška, že platba je větší než hodnota pohledávky (předpisu). 

3.1     ANO    

V tomto případě se platba přijatá v bance rozdělí na dva řádky. První řádek se spáruje s předpisem ve stejné výši jako je pohledávka. Druhý řádek je pod stejným variabilním symbolem, jen hodnota úhrady je výsledkem výpočtu (původní úhrada místu použitá úhrada na odpovídající pohledávku). V tomto momentě se aktivuje filtr na číslo odběratele, aby se zobrazily jeho další případné pohledávky. Pokud daný odběratel již nemá další pohledávku, zobrazí se horní okno s výběrem předpisů prázdné. Úhradu tedy pak lze spárovat se zálohou (vyberete v horní části obrazovky záložku s předpisy záloh, pokud je nepoužívá, nutno předpis vytvořit). Další varianta je pak ta, že platba zůstane nespárovaná a bude bez vyplněného dokladu a statusu párování. Platba by pak měla být odběrateli vrácena, neboť není-li zaevidována jako platba přijatá předem (ZA) není nikde evidována vaše daňová povinnost.

3.2. NE

V tomto případě nedojde ke spárování této úhrady, přijatá platba zůstane mezi nespárovanými úhradami a zůstává řádek jediný - původní.

Vzhledem k tomu, že při rozdělení úhrady se hodnota úhrady změní na hodnotu předpisu pohledávky ( a k tomu druhý řádek se zbývající hodnotou z celkem přijaté platby), tak přibyla nová položka Celkem úhrada, kde je vidět celá původní hodnota úhrady, tak jak tomu bylo v předpise. Tato položka pak slouží spíš ke kontrole zpracování výpisu, takže pokud tuto hodnotu budete potřebovat v některé ze svých sestavách, bude je nutno upravit.

Změna v hodnotách paušálů v roce 2012

Na základě legislativních změn došlo ke změnám stanovených hodnot pro fakturaci paušálů.  Vzhledem k tomu, že fakturace paušálů se nevztahuje pouze počtu trvale bydlících osob, ale i vybavení domácnosti, počtu hosp. zvířat nebo ploše zahrady, nelze jednorázově změnit hodnotu ročního paušálu ve všech datech. Obecná tabulka převodu pro všechny fakturované hodnoty tedy neexistuje, tudíž je potřeba většinu paušálně fakturovaných odběrů přehodnotit individuálně.  Jsme si však vědomi toho, že souběžně s touto činností souvisí i značná část rutinních výpočtů, proto jsme pro vás připravili následující pomocné úpravy a funkce v programu FVS.

Pokud je množství fakturovaných odběrů minimální, doporučujeme provést změnu hodnot PA v kartě odběru ručně, v případě kombinovaného odečtu (část odečtu za původní množství a část odběru již s novými hodnotami) pořídit oba odečty ručně. V případě, že máte odběry, u nichž nedochází k přelomu cyklu přes 31.12.2011, stačí změnit hodnoty PA v kartách odběru a vyfakturovat paušály automatem.

Pomocné funkce ve FVS a stručný popis:

Pomůcka je přístupná z hlavního menu -> Odběry -> Změna paušálů 2012

Výběr odběrů s vyplněnými hodnotami PA a to pouze pro cykly v  rámci vyplněného fakturačního období (dle generátoru). Odběry jsou zde seskupeny v rámci obce, cyklu a množství Pa v m3. 

XGENEFILE - zvláštní dočasná databáze, kde jsou pořízeny odečty paušálů dle původních hodnot. Pro vás jsou zde směrodatné pouze odečty do konce roku 2011. Jejich promítnutí do odečtů zde záměrně není povoleno. Je tedy zde připravena volba pro tisk sestavy, dle které  pořídíte odečty pro paušál s původními hodnotami a zároveň i se zníženou sazbou DPH.

Po vytištění sestavy, můžete pokračovat v kontrole a editaci přednastavených nových hodnot PA, které lze hromadně doplnit do odběrů (a přepsat tak dosavadní nasmlouvané a fakturované m3/r, m3 za běžný a zvýšený cyklus.  Týká se to především těch odběratelů, kteří mají individuální hodnoty v PA m3r, nebo ti, kdož si u původního naplnění paušálů měnili hodnoty pro běžný a zvýšený měsíc (tak aby v měsíci zvýšeného cyklu se vždy fakturovalo méně). Všechny tyto hodnoty jak původní tak nové jsou u jednotlivých množství PA vidět, lze je rovněž zde i přepsat.

Tyto nové hodnoty lze volbou Promítnou nové hodnoty buď po jednotlivých hodnotách (anebo hromadně vrámci obce a cyklu) promítnout do karty odběrného místo. Se změnou hodnoty paušálu se automaticky doplňuje datum tohoto promítnutí, rovněž se naplňuje datum START_DATE tzn. datum od kdy platí paušál. Zde se doplní datum 1.1.2012. To je z důvodu, aby se nový paušál počítal jen od tohoto data (odečet za původní hodnoty PA pořídíte jako odečet).

Po promítnutí nových hodnot PA do odběrů, můžete generovat. K ručně pořízeným odečtům s původními hodnotami v loňské sazbě se generátorem vygeneruje druhý automatický paušální odečet od 1.1.2012 s novou sazbou a novými hodnotami.

Tento postup by se měl opakovat každý měsíc, to té doby, než uplyne předposlední nejdelší fakturační cyklus u paušálů.  Např. máte-li nejdelší fakturační paušální cyklus čtvrtlentí (23) pak se tento postup provede v lednu a únoru. V březnu (poslední fakturační paušální cyklus) se již provede jen korekce nových hodnot a jejich naplnění do odběrů.   Je-li fakturační cyklus pololetní, bude se takto provádět do května, v červnu se již provede poslední korece nových hodnot a jejich promítnutí do odběrů. U ročních je to pak v listopadu pořízení posledních odečtů ručně a v prosinci pak korekce a promítnutí nových hodnot paušálů do odběrů.    V případě, že tuto proceduru hodláte aplikovat na celá data najednou, pak je potřeba vždy v generátoru změnit období a pro tuto nastavenou hodnotu se vždy vyfiltrují aktuální odběry. Můžete tedy vytisknou sestavu pro všechny odečty, které se budou pořizovat pro jednotlivá období s původními hodnotami. Pořízení těchto odečtů pak můžete provést kdykoliv.

Pokud ve vašich datech NEMÁTE přeshující fakturační cykly přes přelom roku, pak nemusíte tisknout sestavu a pořizovat odečty s původními hodnotami ručně. Pouze provedete kontrolu nově spočtených paušálních hodnot, popř. jejich korekci a následně provedete promítnutí do odběrů. Paušály generujete nadále automatatickým generátorem.

Podrobný popis postupu a nových fukcí a voleb:

1) ZÁLOHA - proveďte určitě zálohu; provozujete-li sítovou verzi, pak připomínám že ostatní uživatelé by neměli mít spuštěný program. Rovněž je upozorněte na případnou možnost vrácení do stavu před zálohou.

2) Test databází - primární a sekundární indexy. Funkce by neměla být spuštěna pouze lokálně.

3) UPGRADE programu - volba Zálohování-Export - Upgrade programu z internetu. Rovněž upozornění, že program by neměl běžet síťově - pouze na tom počítači, na kterém se aktualizace provádí. Dále mějte na paměnti, kde máte aktuální FVS.EXE (většina síťových verzí je na disku V, tudíž přednastavenou cestu  C:/GB-SOFT/WIN_FVS je potřeba změnit na V:/GB-SOFT/WIN_FVS)

4) SESTAVA - (pouze pro uživatele s přeshujícími cykly) Nová sestava se jmenuje: "Soupis m3 pro vytvoření odečtu původního PA při změně hodnot od 2012". Tuto sestavu přijmete ve volbě: Zálohování-Export - Sdílené vzory sestav na internetu. Sestava bude hned na první pozici.

5) FUNKCE - ve volbě Databáze - Funkce: vložit nové funkce O0 (očko a nula) a O1 (očko a jedna) tedy pokud neexistují. U obou funkcí není potřeba vyplnit text na fakturu (tedy pokud po nějakém netoužíte) a rovněž tak lze dát hodnotu nula do funkce tisku (v kartě je to pak Netisknout). Funkce O1 je používána autoatickým generátorem (ponecháno pro nové hodnoty), je tedy vhodné pro vkládání odečtů těchto původních paušálů použít funkce abecedně  před ní, tzn. třeb O0 (písmeno O a nula).

6) Nastavit v generátoru období, pro které se budou filtrovat aktuální odběry (01.2012)

7) Odběry - Změna paušálu 2012  (zde právě dle období v Generátoru) se vyfiltrují pouze odběry, které mají fakturační cyklus aktuální pro dané období. Zde jsou vysoučtovány řádky v rámci obce a cyklu vždy za jednotlivá původní množství PA v m3 . U každého řádku jsou uvedeny počty, kolik takových odběrů existuje.

8) Kontrola DB a indexů - pokud jste neprovede po záloze (bod 2), pak doporučujeme provést kontrolu před změnami v hodnotách paušálů. Při spuštění této volby by ale měl být program spuštěn pouze na jendom PC

Popis jednotlivých voleb vo spodní části okna Změny paušálů 2012

Kontrola DB a indexů	shodná volba jako Test databází primární a sekundární indexy, nepouštět při síťovém provozu
Tisk	Vygeneruje tiskovou sestavu, dle vygenerovaných odečtů pro původní množství (z dočasné databáze Xgenefile)
Prověřit aktuální  F5	kontrola pouze akutální věty, na které je kurzor
Vygeneruj aktuální	Vygeneruje odečet pouze pro aktuální řádek
Vygeneruj dle seznamu	Vygeneruje všechny odečty v rámci aktuální fakturačního cyklu
Promítnout nové hodnoty	Promítne do karet odběrů nové hodnoty (jen pro odběry se shodným původním množstvím v rámci obce a cyklu)
Promítnou nové hodnoty (Vše)	promítne do všech karet odběrů všechny nové hodnoty - v rámci aktuální období (aktuální fakturační cykly)
stop	volba pro přerušní činnosti
Odstranit provedené	Vyprázdní tuto dočasnou databázi u těch řádků, u nichž je naplněna položka Řešeno
Exit	konec
Po Kontrole DB a indexů, vygenerovat dle seznamu, Tisk sestavy, dle sestavy poříti odečty, pak zkontrolovat -upravit nové hodnoty, pak Promítnout nové hodnoty (buď po jednotlivých řádcích anebo vše - záleží na rozsahu dat i úprav)
Po změně období v generátoru se tato databáze celá znovu vytvoří a to s naplněním hodnot pouze pro odpovídající cykly v rámci akt. období !

9) Mechanismus naplnění  nových hodnot je utvořen následovným způsobem. Pokud je původní hodnota PA násobkem 46, pak jsou nové hodnoty naplněny hodnotami, které jsou násobkem 35 a to až do sedmého. U všech ostatních, ať jsou menší nebo větší se nová hodnota naplnila pomocí koeficientu 0.760869, kterým se násobilo původní množství.  POZOR, ne všem případům tento výpočet může vyhovovat ! Zde již záleží na vás, jaké nové hodnoty ponecháte dle tohoto výpočtu anebo si je upravíte sami. Znovu podotýkám, že každé množství je filtrováno zvlášť v rámci obce a cyklu, tudíž se může stát, že některé hodnoty budete upravovat opakovaně. Z praxe vša víme, že různé obce mají svá specifika, tudíž by hromadná změna nebyla k užitku.  Měnit tedy můžet všechny hodnoty, které začínají na "N" tedy ty Nové.

10) Zjištění, kolik by se mělo na původní hodnoty paušálu fakturovat pouze do konce roku (krácený paušál) se provede vytvořením vygenerováním "zvláštního odečtu" do dočasné databáze XGENEFILE, která je v TEMPu (složka v datech s názvem počítače na kterém je program spuštěn). Tato databáze je uživatelům k dispozici do té doby, než se změní období v generátoru, poté se tato databáze znovu vytvoří a naplní novými hodnotami. Hodnoty se generují buď pro jednotlivé řádky(Vygeneruj aktuální)  anebo pro všechno (Vygeneruj vše).  V databázi XGENFILE je vždy jen poslední provedený výběr, řádky se zde neakumulují, soubor se vždy vytváří znovu (tzn. že pokud vygeneruje nejprve pro vše a pak pouze jeden řádek, zůstává do dalšího vytvoření v XGENEFILE jen tento jeden)  Po vygenerování se tedy otevře dočasná databáze, sestavu lze vyvolat pomocí ikony sestavy anebo po zavření této databáze pomocí tlačítka TISK.   Použitelné jsou pouze hodnoty do 31.12.2011 - nikoliv v nové ceně 2012 (sestava filtruje právě jen tyto řádky).

11) Vložení odečtů pro původní hodnoty paušálů, odečty budou od data posledního odečtu (někteří si budou muset vypnout funkci "Ignorace funkce" aby se jim nedoplňovaly stavy z vodoměrů - u odběru s jinými zdroji (volba Nastavení vkládání odečtů - rozšířené funkce - ingnorace fukcí => dočasně odstranit OP a PA), dále budou mít cenovou úroveň 2011 a den odečtu bude 31.12.2011. Fukce doporučena O0 anebo vlastní, která bude abecedně před touto.

12) Nemáte-li paušální fakturační cyklus přesahující přelom roku - přeskočte body 10 a 11. Máte-li již vytištěné, popř. vložené odečty dle původních hodnot paušálů, pokračujete v kontrole nových hodnoty (položky začínající na "N") Tyto hodnoty pak můžete upravovat jak množství za rok, tak i třeba jen pro běžný a zvýšený měsíc (pokud chcete zachovat, že ve "zvýšeném" měsíci se fakturuje hodnota nižší)  Není zde však použita žádá korekce či kontrola správného výsledku.  Po provedené kontrole můžete spustit volbu Promítnout nové hodnoty.

Po spuštění volby Promítnout nové hodnoty se provede přepsání hodnot v kartě odběrného místa.

Na závěr znovu opakujeme, že toto hromadné naplnění nových hodnot přináší značná úskalí, neboť ne všechny původní hodnoty paušálů byly stanoveny dle stejných kritérií a tudíž nová hodnota nemusí jednoznačně všem odběrům vyhovovat. Jedná se tedy o pomůcku v aktualizaci dat, nikoliv automatickou funkci v programu.  Vždy by se měly měnit tyto hodnoty individuálně, pouze jste-li si zcela jisti, že v dané obci se vyskytují pouze stejné případy, pak použít volbu pro změnu daného aktuálního řádku.  Mějte na paměti, že se jedná o zásadní změnu v datech a promítnutí nových hodnot je funkce NEVRATNÁ !  Pouze vrácení stavu zpět do zálohy, to však u síťových verzí vrací zpět práci všech uživatelů.

Aktualizace pro rok 2012 - nové hodnoty paušálů

Aktualizace bude přístupná až v druhé polovině ledna 2012 a to z důvodu plné fakturace za prosinec v původních hodnotách. Zpřístupnění bude uvedeno zde.

Aktualizace pro rok 2012 - nové DPH 14%

Aktualizace programu je bezpodmínečná pouze pro uživatele, kteří evidují zálohové platby. V nové verzi od 1.1.2012 je nový koeficient pro vkládání úhrad plateb přijatých předem ve výši 0,8772.Ostatní uživatelé si budou aktualizovat svůj ceník (popř. číselník účtů), nová verze programu není nutná.  Níže je uvedena rekapitulace databází, kterých se sazba DPH týká.

1) ceník  (VS  popř. i  ceník Paušálních složek)

Vytvořte si novou cenovou úroveň 01.01.2012 s tím,  že v položce % DPH se uvede hodnota: 14

2) nastavení nových účtů pro DPH (rozlišujete-li DPH na jednotlivé účty dle sazby)

Databáze - Statistika  - vložit dle jednotlivých statistik řádky se sazbou 14, účty vyplnit jako u předešlých řádků, pouze pokud se liší účet DPH pro jednotlivé sazby, změňte jej.  Odečty se pak vkládají ve formuláři Vícero cen.

3) Nastavení účtů pro zaúčtování úhrady zálohové platby a to jak pro zálohu, tak pro účet DPH

Volba: Databáze - Číselník zaúčtování dle DPH

4) Nastavení sazby DPH pro zálohy

Volba: Saldo - Nastavení úhrad - %DPH      nebo:   Generátor - Další podmínky - Zálohy - Číselník nového zaúčtování dle DPH

Vložit nový řádek s datem 01.01.2012 a sazbou 14%

V případě, že jste pořídili úhradu z roku 2012 před tímto nastavením, úhradu doporučujeme vymazat a vložit znovu. !

Uživatelům, kterým byla provedena úprava Dokladu o přijetí platby, tak aby se zobrazovalo procento DPH, doporučujeme o jeho zaslání k úpravě (% může být pouze jako pevný text) !