GBS.Reports - nový tiskový a eMailový modul pro FVS i FVS-ZIS

       Nový tiskový modul GBS.Reports je samostatný externí program, který přináší nově vytvořený vzor pro faktury (složenky, inkasa, doručenky) s mnoha funkcemi, jenž byly dlouho očekávány.

Odesílání dokladů v nativním formátu PDF s vložením QR Kódu (QR Platba) pro zrychlený způsob úhrady a zásadní změnou prošlo odesílání faktur elektronicky.

Technickou změnou je odesílání dokladů automaticky pomocí aplikace Microsoft Outlook ( dle jeho nastavení ) .

Doklady lze nyní odesílat hromadně buď za typ formuláře, jednotlivě (možnost se nabízí i pro ty odběratele, jenž nemají vyplněnou eMailovou adresu pro odesílání a nejsou odesílány automaticky) s tím, že lze eMailovou adresu příjemce lze doplnit ve finálním formuláři Outlooku.

Odesílat doklady lze na více než jednu eMailovou adresu.

Popis dokladu
Aktivace GBS.Repoprts
Popis menu GBS.Reports
Způsoby odesílání dokladů
Outlook
Info

Popis dokladu      

     U nového vzoru jsme se snažili docílit toho, aby se co nejvíce podobal stávajícímu, přesto jistých drobných změn doznal.  Ikony v záhlaví faktury jsou rychlou navigací pro nové způsoby odesílání faktur. Ikony jsou pouze v náhledu (netisknou se na žádném z dokladů ani se nedostanou do elektronicky odesílaných faktur či dokladů uložených v PDF. Ikony fungují jako automatický filtr - akce se týká vždy dokladu na kterém je ikona stisknuta. Stručný popis variant ikon přímo v dokladech :

🖂@ - modrý eMail:  doklad lze odeslat (doposud nebyl odeslán a zároveň má odběratel vyplněnou eMailovou adresu pro odesílání faktur el.)
🖂@ - černý eMail: doklad byl již odeslán
🖂@ - šedivý eMail: odběratel nemá k dispozici eMailovou adresu pro odesílání faktur el. - při pokusu o odeslání eMailu budete muset email zadat ve formuláři Outlooku.
🖂@ - červený eMail: doklad nelze odeslat a to z důvodu chybějícího dokladu v Prosaldu anebo odběratele Adresáři
🛠 - ikona pro volbu tisku pozadí ( formulář pro příkaz k inkasu, tisk textu Uhrazeno (bylo-li uhrazeno)  )
PDF - ikona pro export dokladu do souboru do PDF
🖶 - ikona pro tisk dokladu

      Nový vzor je univerzální pro všechny typy dokladů (faktury, složenky, inkaso, doručenky) a je dodáván pod názvem: WIN.FVS.DOKLAD.FSI.FR3. Tento vzor je nyní i nově ukládán do adresáře Faktury (kde jsou všechny zipy generovaných dávek faktur), tedy v podadresáři Data a automaticky je tedy vzor zálohován v záloze Komplet. Případné úpravy vzoru (logo a pod.) lze řešit individuálně.

 

Aktivace GBS.Reports

Aktuální verze  FVS umožňuje obě varianty tiskových modulů, tisk pomocí nového tiskového modulu se aktivuje jeho zapnutím a to ve volbě Nastavení - GBS.Reports.  Tisk pomocí GBS.Reportu lze tedy kdykoliv deaktivovat a tisknout doklad/y v dosavadním tiskovém formátu.

Menu GBS.Reports

Vyhledat Vyhledat první - vyhledá a zastaví se pouze na první nalezené hledané hodnotě
  Vyhledat další - vyhledává i další místa, pokud se hledaná hodnota vyskytuje na více dokladech (např. adresa, vodoměr, částka)
Navigace Začátek - pozice prvního dokladu
  Před - pozice předešlého dokladu
Další - pozice následujícího dokladu
Konec - pozice posledního dokladu
Info   - grafické zobrazení načtení celé dávky dokladů
WIN.FVS.DOKLAD.FSI.FR3 - název aktuálně použitého vzoru
    Strana x z X  , x s/s - info o aktuální stránce / z celkové počtu stran   a info o čase zpracování (v sec.)
Nastavení Tisk - odeslání dávky na tiskárnu ( zobrazení dialogového okna pro tisk, možnost výběru a nastavení tiskárny)
Zobrazení - tři režimy náhledu, které se cyklicky mění (100%, celý doklad na výšku (vejdou se až 3 vedle sebe), minimalizace (více dokladů ve vícero řádcích)
  Nastavení stránky - dialog pro nastavení parametrů stránky (orientace, okraje, formát)
Výstupy Reportu Otevřít výstup  
  Uložit výstup  
  Exporty  
  eMailem - hromadné odesílání dokladů zobrazeného typu vzoru (jen Fa, nebo jen Sl.), které mají vyplněnou eMailovou adresu pro odesílání faktur el.
Úpravy Reportu Otevřít report - otevření jiného vzoru
  Uložit report - uložení vzoru (po úspěšné editaci)
  Upravit design - editace aktuálního vzoru
Zavřít Zmiz - ukončení GBS.Reports

 

Způsoby odesílání faktur eMailem

Doklady lze odesílat hromadně, skupinově anebo jednotlivě:

1) Pro hromadné odeslání všech dokladů, jejichž odběratel má vyplněnou eMailovou adresu pro odeslání složí tato volba v hlavním menu. Zde jsou všechny dokladu bez ohledu na vzor, které budou odeslány elektronicky.

2) Pro skupinové odeslání dokladů  (buď v náhledu faktur, nebo v náhledu složenek, nebo v náhledu dokladu JEN elektronicky (E) se odesílají doklady pouze v rámci daného typu dokladu (jen faktury, nebo jen složenky...). K tomu slouží v menu GBS.Reportu ikona pro eMail:

3) Jednotlivě - volba vhodná pro nárazové zasílání dokladu (např. kopie, nebo jednorázové zaslání na adresu, kterou odběratel sdělí, aniž by nadále požadoval automatické zasílání faktur el.). Volba je přímo v náhledu dokladu, ikona eMailu v záhlaví.  Typy barev této ikony jsou popsány výše u popisu dokladu.

🖂@ 🖂@ 🖂@ 🖂@

OUTLOOK

Předností odesílání faktur eMailem pomocí aplikace Outlook je především v ucelení jednotnosti elektronické korespondence, uživatelé nyní vidí elektronicky odeslané faktury v odeslané poště, popřípadě obdržení informace o nemožnosti doručení zadanému příjemci.  Z technického pohledu "není potřeba již využívat SMTP serveru", jak tomu bylo doposud.

INFO   

- GBS.Reports je nový tiskový modul z FVS-ZIS, nejedná se o automatický upgrade FVS, ale lze jej zakoupením licence používat ve FVS. Licence je platná pro obě verze FVS i připravovaný FVS-ZIS.

- GBS.Reports je upřednostněn v režimu spuštěných aplikací před FVS - pro další používání FVS, je potřeba GBS.Reports ukončit !

- nově vytvořený vzor je nyní zahrnut v adresáři  Data/Faktury/Vzory

- pro odesílání dokladů elektronicky se využívá aplikace Microsoft Outlook

- elektronicky odeslané doklady se zároveň zapisují do ProSalda, kde se zapisuje datum odeslání a adresa(y) na kterou byl zaslán

- pokud potřebujete zadat více jak jednu eMailovou adresu pro odesílání faktur ( v kartě odběratele - Adresář), pak je potřeba položku jednorázově zvětšit. Před touto operací doporučujeme vytvořit zálohu dat, test databází a připomínám že ostatní uživatelé by v průběhu této procedury neměli pracovat ve FVS.  Změnou položky dojde ke ztrátě klíčů, bude tedy potřeba je znovu vytvořit, zde rovněž ostatní uživatelé čekají.